Як рестораторам по-новому поглянути на закупівлю продуктів харчування та оптимізувати цей процес - PostEat

пошук

Як рестораторам по-новому поглянути на закупівлю продуктів харчування та оптимізувати цей процес
16-11-2021 0 277

Партнери

Автор


Тисячі товарів, десятки постачальників, складні та жорсткі умови контрактів, заплутана система оплати: так виглядає робота відділу закупівель у ресторані. Збитки та неможливість вийти на стабільний заробіток – найчастіше це наслідки невміння грамотно побудувати основні процеси. Один із найскладніших, звісно, – закупівля напоїв та продуктів харчування, з яких готуються страви.

Здебільшого підприємці не хочуть втручатися в роботу відділу закупівель. Здається, що час, витрачений на наведення порядку, набагато цінніший за результат. І дарма – при правильному підході до закупівель можна не лише зробити систему взаємовідносин з постачальниками прозорішою, а й відчутно заощадити.

 

Як автоматизувати закупівлі у ресторанній мережі

Кабальні контрактні умови з постачальниками, які змушують купувати непотрібний асортимент, прив’язка до обсягів замовлення, міфічні бонуси та знижки, які важко отримати. Це складний комплекс: від технічних характеристик товарів під закупівлю, нормування і логістики, до впровадження сучасних програмних сервісів.

“Закупівлі продуктів харчування становлять майже половину щомісячних витрат ресторанного бізнесу. У середньому ресторан має 20-30 постачальників, а іноді їхня кількість може становити майже 40-50 партнерів. Для повноцінної організації постачання потрібні додаткові працівники (бухгалтери, закупники, приймальники). Як часто купувати продукти та у яких об’ємах – щоразу вирішується індивідуально. Необхідно робити правильний розрахунок та планувати закупівлі, а ще прогнозувати товарообіг. Усе це зводить прибуток бізнесу до мінімуму, а іноді взагалі веде до великих витрат, і це якщо говорити про сумлінність персоналу”, — розповідає Максим Стукало, керівник напряму b2b-продажів сервіса доставки Zakaz.ua.

Деякі із закладів готельно-ресторанного бізнесу, фаст-фуду, кафе та кав’ярні, а також кейтеринг користуються сервісом збору та доставки продуктів харчування через сучасні онлайн-платформи. Така зручна схема роботи дає можливість відмовитись від закупників, зменшити фудкост та витрати часу на координацію постачальників і процесів.

Найстрашніше, що може статися для шеф-кухаря закладу, – це коли постачальник  вчасно не привіз потрібні продукти, або вони виявилися поганої якості. Збиральники ж сервісу доставки проходять постійне навчання та інструктажі. Вони знають, що таке калібрування, ступінь визрівання, та можуть визначити свіжість риби чи «зачистку» м’яса. Партнери-супермаркети, які дотримуються стандартів безпеки продуктів харчування, гарантують якість товарів. Вони всі обов’язково мають відповідні сертифікати та документи. До речі, жоден із закупників не зможе надати таких гарантій.

“Сервіс доставки дозволяє бути впевненим, що оформлене замовлення прибуде у призначений термін та у повному обсязі. Це виключає ризик зменшення рівня лояльності клієнтів через нестачу в меню їхніх улюблених страв”, — говорить Максим Стукало, керівник напряму b2b-продажів сервіса доставки Zakaz.ua.

 

Переваги роботи із сервісом доставки

Для невеликого ресторану чи кафе організація закупівель – не найважчий процес, хоча і там є свої підводні камені. Але коли йдеться про цілу мережу ресторанів, де виробництво з кількома цехами, ситуація значно ускладнюється. Давайте розглянемо проблеми, які виникають у процесі закупівель у більшості мереж, і як їх вирішити.

Найвідповідальніший і водночас трудомісткий етап – робота менеджера із постачальниками. Потрібно вимагати прайс-листи, уточнювати ціни, умови,  актуальність і залишки, укладати договори, а потім працювати із заявками та оформлювати документи. Такий обсяг паперової роботи займає багато часу і сил. Закупнику доводиться пам’ятати багато цифр і деталей, а через це збільшується ризик десь помилитися. Наприклад, сервіс доставки має зручний додаток для оформлення замовлення, який працює 24/7 без вихідних та забезпечує індивідуальний підхід для кожного клієнта. Такі умови не зможе запропонувати жоден закупник. 

Як правило, у ресторанній мережі є один або кілька менеджерів із закупівель. Вони дзвонять та домовляються з керівниками та постачальниками, власноруч моніторять ціни, ведуть облік на папері або в Excel. Пропустив знижку чи не встиг замовити свіже м’ясо – ресторан втрачає гроші. Але менеджер – не єдиний співробітник, який впливає на своєчасність постачання та на формування собівартості страв. Заявки складає шеф-кухар, адміністратор чи керівник. На жаль, у більшості випадків це робиться «на око».

Завдяки централізованим закупівлям та автоматизації процесів можна скоротити штат, уникнути неправильно сформованих заявок з боку ресторанів, контролювати відповідальних співробітників офісу та роботу постачальників. У цьому випадку виграють усі.

У середньому користування сервісом доставки дає можливість зекономити 10-15% у порівнянні з ринковими цінами чи пропозицією одного постачальника, не виходячи з кухні. Опція моніторингу акцій від супермаркетів та промо від виробників дає можливість отримувати товари інколи навіть дешевше, ніж у прямих постачальників. Орієнтовна економія при закупках харчових продуктів може скласти 5-15%, для алкоголю – 20%. Наприклад, деяким закладам сфери HoReCa вже вдалося зменшити свій фудкост завдяки сервісу доставки на 10-15%.

Оптимізація процесів та зниження витрат – це дійсно можливо, якщо закупівлі продукції будуть централізовані. Це важливий етап реорганізації закупівельного процесу. Скорочення кількості постачальників – це не тільки про зручність, але і про вигоду. Наприклад, для організації безперебійного постачання продуктів потрібен закупник з автомобілем, середня заробітна плата якого у Києві становить 20 – 28 000 грн. Якщо звертатися до сервісів доставки, де вся організація процесу відточена та продумана до дрібниць, то економія на персоналі може становити 8-12%.

Текст та фото надані Zakaz.ua.

Редакція сайту не несе відповідальності за зміст партнерського матеріалу. Думка редакції може відрізнятися від думки партнера.

Підписуйтеся на наші сторінки у соціальних мережах:

 



Tweet

Коментарi