Крок 1. Партнери та учасники торговельної місії як єдиний злагоджений механізм. Онлайн Торговельну місію до Королівства Нідерландів для українських виробників харчової промисловості провели Програма USAID «Конкурентоспроможна економіка України» (КЕУ), ГО «Український центр сприяння інвестиціям та торгівлі» (ITFC) та ДУ «Офіс з просування експорту в Україні». Програма USAID «Конкурентоспроможна економіка України» сприяє розвитку сильної, диверсифікованої та відкритої економіки України шляхом покращення бізнес-середовища для малих та середніх підприємств, підвищення конкурентності ключових галузей економіки й забезпечення України можливостями скористатись перевагами від угод про вільну торгівлю. Український центр сприяння інвестиціям та торгівлі є незалежною некомерційною організацією, що спеціалізуються на питаннях підтримки бізнесу, залучення інвестицій, торгівлі і торговельній політиці. Державна установа «Офіс з просування експорту України» допомагає компаніям перейти від разових експортних контрактів до системних довгострокових продажів, працюючи з бізнесом за наступними напрямками: освіта, консалтинг, аналітика та інформація, пошук партнерів.

5-ти денна програма розширення торговельних можливостей для українських малих і середніх підприємств на нідерландському ринку складалась з двох частин - підготовчої та власне онлайн-зустрічей «бізнес-до-бізнесу» (В2В). Серед учасників місії: українські виробники фруктів та ягід (ФГ «Гадз», ТОВ «Галфрост», СВК «Ягідки»), круп (ТОВ «Добродія Фудз», ТОВ «Сквирський комбінат хлібопродуктів», ТОВ «Органік Оригінал», ТОВ «Терра»), горіхів (ТОВ «Аркмен», ТОВ «Укр-Волнат») та капсульованої продукції (ТОВ «Фуд Девелопер»). Зустрічі проходили з нідерландськими байєрами та імпортерами, а також було долучено представника торговельної мережі Jumbo. Всебічну підтримку в проведенні місії надавали Посольство України в Королівстві Нідерландів, Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства та Phaff Export Marketing.

Крок 2. Готовність підприємств до нового формату торговельної місії.
Всі потенційні учасники проходили відбір щодо готовності виходу на міжнародний ринок та представлення своєї продукції на ньому – зокрема, були обмеження щодо сегментів продуктів, обов'язково наявність сертифікатів, досвіду експортної діяльності, потужності для нарощення виробництва, репутації підприємства, відповідності продукції до трендів ринку та потреб нідерландських споживачів, готовності адаптувати наявні матеріали, продукцію та упаковку саме для ринку Королівства Нідерландів. Наприклад, ТОВ «Добродія Фудз» були розроблені маркетингові матеріали, проаналізовано попит та вивчено основних гравців на ринку. Результатом якісної підготовки до місії стали успішні перемовини з потенційними партнерами без жодних труднощів під час онлайн - зустрічей.

Крок 3. Особливості проведення онлайн переговорів.
Основними ознаками, на які потрібно звертати увагу при онлайн переговорах є неможливість реального представлення продукту, відсутність безпосереднього прямого контакту з партнером, необхідність врахування всіх супутніх факторів, які можуть вплинути на зацікавленість партнера взяти участь в переговорах та технічну частину проведення зустрічі. Важливим фактором для успіху віртуальної торговельної місії є планування. Зазвичай учасники місії працюють у різних часових поясах, тому потрібно завжди враховувати різницю в часі. Також потрібно не забувати про те, що концентрація уваги в онлайні є коротшою в часовому проміжку, ніж в офлайні, оскільки додатково впливають зовнішні фактори, які можуть відволікати. Тому варто враховувати ці особливості при плануванні місії, щоб всі зацікавлені сторони отримали максимальну вигоду та результативність від участі. Для ТОВ «Галфрост», до прикладу, при підготовці до даної місії жодних труднощів не викликало. Єдиним дискомфортним фактором були онлайн зустрічі через платформу ZOOM, оскільки практика проведення перемовин в офлайн форматі більш передбачувана та в певних моментах щодо презентації продукції може бути ефективнішою. А для ТОВ «Сквирський комбінат хлібопродуктів» не вистачало особистого офлайн-контакту з контрагентом, проте труднощів під час підготовки до участі не виникало.

Крок 4. Технічна оснащеність та доступність онлайн ресурсів.
Звісно, що під час традиційних торговельних місій представники компаній мають більше можливостей для особистого контакту з байєрами та представниками іноземних підприємств, проте здебільшого це все можна відтворити і в просторі Інтернет. Використовуючи сучасні платформи, можна провести як загальні зустрічі, так і індивідуальні в окремих сесійних залах, використати спеціалізовані додаткові функції онлайн-програм (наприклад, для тестування щодо відповідності продукції вимогам того чи іншого партнера, проведення опитування щодо зацікавленості кожної окремої сторони). Проте, варто також зазначити і перешкоди, які можуть виникнути під час роботи з онлайн ресурсами – вміння працювати з платформами, стійкий та надійний Інтернет зв'язок. Для забезпечення безперебійного проведення зустрічей необхідно організовувати попередні тестування для учасників на онлайн платформах, щоб вони ознайомились з функціоналом та безпосередньо під час переговорів не виникало додаткових технічних питань з приводу підключення та керування налаштуваннями. Також учасникам потрібно звертати увагу на можливість підключення представників компанії з різних локацій – у випадку з поганим зв'язком через мережу Інтернет в одному місці це дозволить продовжити зустріч іншій особі.

Крок 5. Командна робота в середині підприємств.
Важливе значення для реалізації діяльності підприємста, розвитку його експортного потенціалу та представлення продукції на міжнародних ринках відіграє команда професіоналнів, які ефективно та результативно виконують свої функціональні обов'язки. Не має значення кількість персоналу, який працює в експортному відділу – впливає якість роботи кожного окремого співробітника та їх команда робота загалом. Зокрема, комунікації в межах команди та з потенційними партнерами є фундаментом для побудови співпраці та представлення продукції. Також не менш важливу роль в межах експортної діяльності займають перекладачі – вони мають на постійній основі працювати з підприємством, оскільки тільки знаючи внутрішні процеси та особливості виробництва продукції, під час перемовин чи формування маркетингових матеріалів зможуть передати всю інформацію зрозуміло та структуровано.

Крок 6. Якість української продукції та її презентація.
Маркетингові матеріали для кожного окремого продукту мають бути підготовлені відповідно до трендів іноземного ринку та переваг споживачів – чому впершу чергу вони надають перевагу та на що звертають свою увагу. Щодо представлення продукції – про це можна подбати заздалегідь, надіславши зразки продукції, або використати альтернативний метод та перевести все у віртуальну реальність (з використанням окулярів віртуальної реальності – це дасть можливість зробити детальний огляд товару, а потенційні партнери зможуть максимально детально ознайомитись з продуктом. Наприклад, для ТОВ «Аркмен» складність під час онлайн торговельної місії полягала в тому, щоб зацікавити клієнта до співпраці без змоги одразу розглянути та спробувати продукт (вироби з горіхів). Проте питання дегустації смаку та консистенції було вирішено на відстані – зразки продукції надіслано для дегустації та тестування після перемовин

Крок 7. Моніторинг результатів місії та подальший переговорний процес.
Наразі учасники торговельної місії продовжують переговорний процес з нідерландськими партнерами – на даному етапі підприємства надіслали пробні партії та зразки продукту та обговорюють можливі умови співпраці, які будуть задовольняти всіх бенефіціарів. Також компанії мають на меті подальший розвиток та вдосконалення своєї діяльності на ринку – звертають увагу на світові тенденції та інновації, працюють над підвищення репутаційного бренду українських підприємств та їх продукції. Так, ТОВ «Укр-Волнат» відзначає низький рівень іміджу України щодо продажів грецького горіху, внаслідок «сірого» експорту продукції на закордонні ринки. Тому основною перепоною під час проведення перемовин було переконати потенційних іноземних партнерів в тому, що в Україні є виробники якісного грецького горіха. Щодо природних фактори зміни клімату, які позначаються на врожайності традиційних країн-конкурентів України у ягідному бізнесі, ТОВ «Галфрост» бачить в цьому можливості для посиленння позиції глобальному ринку. Підприємство має на меті закріплення досягнень минулого року та використання всіх можливостей для розширення присутності на зовнішніх ринках. ТОВ «Аркмен» у 2021 планує планує запустити декілька нових SKU, надалі продовжувати пошук клієнтів в режимі онлайн та за відсутності карантину брати участь у офалйн торговельних місіях. ТОВ «Сквирський комбінат хлібопродуктів» перспективи на ринку ЄС, та Нідерландів зокрема, бачить в органічній продукції –найбільше можливостей та потенціалу для збільшення експорту мають пластівці вівсяні та крупа пшоняна.